飲食店のウェイティングリストをスマホで運用する手順
公開・運営 有限会社インデックススタイル
紙のウェイティングリストをやめて、スマホやタブレットで順番待ちを運用したい。そう考えても、実際に何をどの順番で決めればよいのかが分からないと、始めるのに勇気が要ります。ここでは、eat-fast の待ち列ボードを例に、開店前の準備、営業中の操作、閉店後の流れを手順にまとめます。
運用の全体像
eat-fast の順番待ちは、お客さんが店頭のQRコードをスマホで読み取って参加し、お店はスマホやタブレットの「待ち列ボード」で呼び出しと案内を行う仕組みです。お客さんは自分のスマホで前に何組いるかを確認でき、画面は自動で更新されます。お客さん用のアプリや会員登録は要りません。
運用は、「開店前に設定を決める」「営業中にボードを操作する」「閉店後に翌日へ備える」の3つに分けて考えると整理しやすくなります。順番待ちの機能は無料で、初期費用・月額費用はかかりません。
開店前：設定で決めておくこと
店舗管理の「設定」には、運用のしかたを決める項目があります。最初は初期値のままでも始められますが、お店の回転に合わせて見直すと、営業中の判断が楽になります。
- 呼び出し後、不在にするまで（分）：呼んでから何分たったら不在として扱うか。初期値は10分です
- 「まもなく」を知らせる組数：あと何組で音と振動のお知らせを出すか。初期値は3組です
- 1組あたりの目安時間（分）：お客さんの画面に出す待ち時間の目安の元になる数字。初期値は5分です
- 日付の切り替え時刻（時）：営業日を切り替える時刻。初期値は4時で、深夜営業のお店でも日付をまたいで一つの営業日として扱えます
- 使うQRコード：60秒ごとに変わる動的QR、印刷して貼る固定QR、または両方
開店前：QRコードを出して、試してから開ける
QRコードの出し方は、タブレットに60秒ごとに変わるQRを表示する方法と、印刷して貼る方法があります。印刷するときは、店舗管理の「QRコード」画面から印刷用ページ（A5・A4）を開けます。印刷QRで位置情報の確認を使う場合は、「位置判定をテスト」で入口付近が合格になるかを確かめておきましょう。
本番の前に、登録なしで試せるデモでお客さんの画面とボードの動きを一度見ておくと、スタッフへの説明が簡単になります。デモのデータは保存されません。開店前には、スタッフ自身のスマホでQRを読み取って参加し、ボードに表示されることまで確認しておくと安心です。
営業中：受付から案内までの基本操作
お客さんがQRを読み取って人数を選び参加すると、待ち列ボードに一覧で並びます。席が空いたら「次の方を呼ぶ」を押します。呼ばれたお客さんの画面には呼び出しが表示され、メールアドレスを入れた人にはメールでも届きます。
お客さんが来店して席に案内したら「案内した」を押して終了します。声が届かなかったお客さんには「再呼び出し」でもう一度知らせられます。戻ってこない場合は「不在」にして次の方へ進みます。設定した分数を過ぎると不在として扱われる仕組みもあるため、ボードを見落としても列が止まり続けることはありません。
お客さんの都合で取りやめる場合は、お客さん自身が自分の画面からキャンセルできます。お店の都合で取り消す場合は、ボードの「キャンセル」を使います。
営業中：電話や店頭で受けたお客さんを載せる
スマホを使わないお客さんや、電話で順番待ちを頼まれた場合は、ボードの「手動」追加で列に入れられます。ここを忘れると、お客さんの画面に出る前の組数が実際より少なくなり、順番の案内にずれが出ます。紙のメモに頼らず、手動で追加するところまでを運用のルールにしておくのがおすすめです。
位置情報の確認をオンにしている場合、屋内で位置がずれてうまく参加できないお客さんが出ることがあります。そのときも、スタッフが手動で受け付けられます。
営業中：混んできたときは受付を止める
厨房や席が追いつかなくなったときは、ボードの「受付を止める」で新しい受付を一時的に止められます。すでに並んでいるお客さんはそのままで、新しいお客さんだけが参加できなくなります。落ち着いたら「受付を再開する」で戻します。
受付を止めている間、お客さんには受付を休止している旨が表示されます。止めるかどうかの目安は、お店の中であらかじめ決めておくと、忙しい時間にスタッフが迷いません。
閉店後と、止まったときの備え
営業日は、設定した切り替え時刻で変わります。閉店したら、受付を止めておくと、閉店後に新しい参加が入ることを防げます。
無料の機能のため、メンテナンスや外部サービスの障害で予告なく停止することがあり、稼働の保証はしていません。紙に書いて案内できる準備も、念のため手元に置いておきましょう。始める手順は飲食店の順番待ちを無料で始める方法にまとめています。登録は無料で始めるから、導入の相談は導入のご相談からできます。
よくある質問
- スタッフは複数人で操作できますか？
- はい。スタッフのメールアドレスを登録すると、スタッフも届く6桁のコードでログインして、待ち列ボードを使えます。パスワードは使いません。
- 電話で受けたお客さんは列に入れられますか？
- 待ち列ボードの「手動」追加で入れられます。電話や店頭で受けた分もボードに載せておくと、お客さんの画面に出る前の組数と実際の列がずれにくくなります。
- 呼んでも戻ってこないお客さんがいたら？
- 「再呼び出し」でもう一度知らせられます。それでも戻らない場合は「不在」にして次の方へ進みます。設定した分数（初期値は10分）を過ぎると、不在として扱う仕組みもあります。
- 混んでいるときに新しい受付を止められますか？
- ボードの「受付を止める」で新しい受付を止められます。すでに並んでいるお客さんはそのままです。落ち着いたら「受付を再開する」で戻せます。